Contrato para aquisição de serviços de preparação, desenvolvimento, gestão e acompanhamento do projeto n.º 070821/2012/23 de formação profissional, de 17/09/2012

OBJETO PUBLICADO

Serviços na área de formação profissional, ao abrigo do Programa Operacional Potencial Humano (POPH), tipologia 2.3 – Formações Modulares Certificadas, respeitante à totalidade das unidades de formação de curta duração (UFCD’s) previstas no pedido de financiamento n.º 070821/2012/23. Estes serviços consistem no conteúdo das actividades e tarefas identificadas, respectivamente, pelos pontos e alíneas que se seguem e bem assim as constantes do caderno de encargos e proposta que se anexam ao presente contrato dele fazendo parte integrante: 1.1 Divulgação da acção: a) Planeamento; b) Elaboração de anúncio de divulgação; c) Apresentação de orçamento para validação junto da entidade beneficiária; d) Condução global do processo de divulgação; 1.2 Atendimento, Informação e Pré – inscrição de candidatos: a) Informação acerca da formação aos candidatos; b) Verificação de requisitos necessários; c) Disponibilização e orientação no preenchimento da ficha de pré – inscrição. 1.3 Reunião com TOC da entidade beneficiária, a fim de informar sobre a organização da contabilidade referente ao projecto de formação: a) Planeamento: Elaboração de um guia de trabalho das actividades a desenvolver, divisão das contas contabilistas de acordo com o POC e os princípios contabilísticos geralmente aceites, organização do processo contabilístico – financeiro, definição de responsabilidades e prazos; b) Convocar a reunião: enviar a ordem de trabalhos e assegurar a duplicação da documentação necessária à reunião; c) Execução da reunião. 1.4 Elaboração dos formulários PA’s e respectivos ofícios de acompanhamento, se aplicável: a) Execução; b) Entregar para assinatura do PA pelos responsáveis da entidade beneficiária. 1.5 Comunicação do inicio do projecto no SIIFSE; 1.6 Actualização e gestão da plataforma SIGO, relativamente ao curso supra-referido, no que concerne a: a) Identificação das entidades envolvidas; b) Identificação do Curso; c) Enquadramento da oferta formativa; d) Plano Curricular; e) Alunos/Formandos; f) Recursos Humanos/Formadores; g) Organização do Curso. 1.7 Orientação da entidade na formalização da compra de produtos e/ou serviços: a) Recolha da relação de produtos (materiais pedagógicos e outros), equipamentos, espaços e serviços necessários; b) Construção da base de dados com potenciais fornecedores e respectivos orçamentos; c) Apresentação e validação dos fornecedores com a entidade beneficiária; d) Elaboração de contratos de rendas e alugueres; e) Elaboração de contratos de prestação de serviços. 1.8 Elaboração de contratos com formandos: a) Elaboração de minuta; b) Elaboração de base de dados dos formandos; c) Impressão de contratos e entrega para assinatura por ambas as partes. 1.9 Recolha dos documentos obrigatórios referentes a cada formando, respectiva validação e arquivo. 1.10 Planeamento financeiro do projecto por mês nas diferentes rubricas: a) Previsão dos custos mensais por rubrica, em modelo próprio, para análise dos desvios e orientações de correcção; 1.11 Recepção dos documentos comprovativos de despesas, recebimentos e colocação de carimbo do programa de financiamento. 1.12 Organização dos documentos por rubricas. 1.13 Elaboração das chaves de imputação das despesas comuns e respectivo carimbo. 1.14 Controlo e validação com a entidade promotora dos custos associados às requisições de bens não duradouros e materiais pedagógicos e verificação do respectivo cabimento orçamental. 1.15 Elaboração dos mapas mensais dos pagamentos a formandos. a) Recolha das folhas de sumários e justificação de faltas; b) Lançamento no calendário/mês; c) Lançamento das faltas, d) Justificação de faltas; e) Verificação da percentagem de faltas justificadas; f) Processamento dos apoios por formando, no cumprimento das orientações da direcção da Associação Comercial e Industrial dos Concelhos de Monção e Melgaço acerca dos apoios a processar a cada formando (limitando-se o serviço a prestar pela primeira, à elaboração dos cálculos); g) Elaboração do mapa para o banco com o NIB, o valor a transferir e/ou transferência; h) Validação do mapa de pagamentos; i) Entrega na Entidade Promotora. 1.16 Explicação aos formandos dos apoios a que tem direito e em que situações perdem esses mesmos benefícios: a) Reunião com os formandos. 1.17 Elaboração dos reembolsos mensais: a) Elaboração da execução física mensal do projecto e submissão no SIIFSE; b) Preenchimento dos mapas de importação para reembolsos no SIIFSE; c) Preenchimento dos formulários de reembolsos no SIIFSE; d) Elaboração do ofício de acompanhamento do termo de responsabilidade; e) Entrega ao TOC da entidade beneficiária e posterior recolha para assinatura pela entidade. 1.18 Controlo financeiro do projecto, por mês, nas diferentes rubricas e análise dos desvios. 1.19 Elaboração de mapas acerca da execução física e financeira do projecto para apresentação e análise: a) Recolha dos dados; b) Compilação dos dados em modelo próprio; c) Conclusões. 1.20 Elaboração de um quadro resumo das faltas de cada formando e a sua situação face ao limite de faltas para entregar à entidade e aos formandos. 1.21 Reunião com a entidade promotora de modo a aferir procedimentos e proceder à apresentação e análise dos mapas de execução física e financeira e do quadro resumo das faltas de cada formando e a sua situação face ao limite das faltas. 1.22 Elaboração do formulário de pedido de pagamento de saldo no SIIFSE: a) Elaboração da execução física final do projecto e submissão no SIIFSE; b) Preenchimento dos mapas de importação para pedido de pagamento de saldo no SIIFSE; c) Preenchimento do formulário de pedido de pagamento de saldo no SIIFSE; d) Elaboração do ofício de acompanhamento do termo de responsabilidade; e) Entrega ao TOC da entidade beneficiária e posterior recolha para assinatura pela entidade. 1.23 Assessoria no fecho do processo contabilístico – financeiro: a) Ex.: Apoio na contabilização das amortizações, receitas,...; b) Elaboração de mapa final acerca de execução física e financeira do projecto para apresentação e análise. 1.24 Outros não enquadráveis nos pontos anteriores: a) Atendimento telefónico e pessoal à entidade promotora para o tratamento de questões pontuais; b) Elaboração das respostas de notificação do POPH; c) Contactos telefónicos com a entidade bancária; d) Outras tarefas pontuais, no âmbito da esfera de intervenção, da segunda contraente, decorrentes do desenvolvimento do projecto. 1.25 Controlo do Processo Técnico Pedagógico; 1.26 Assessoria e supervisão às funções de coordenador: a) Garantir e controlar o desempenho das suas funções; b) Controlar o cumprimento do horário que lhe foi estabelecido para acompanhamento; c) Orientar no tocante à legislação vigente, nomeadamente as que se prendem com a orientação técnico-pedagógico da equipa pedagógica, grupo de formação, entidades formadora e promotora; d) Criar documentos para o exercício da função de coordenador; e) Assegurar a existência desses documentos no processo técnico pedagógico; f) Orientar a elaboração do relatório de selecção dos formandos. 2. Para a execução das acções identificadas em 1 a Tríade afectará a este projecto: a) Um técnico responsável pela área contabilístico-financeira; b) Um técnico de formação.