Assistência Técnica Formação-Ação OI CCP

A gestão técnica, administrativa e financeira das operações será assegurada pela Unidade de Análise e pela Unidade de Gestão, estando a primeira vocacionada para a análise dos dados referentes ao progresso na execução física e financeira das operações, bem como ao esclarecimento de dúvidas surgidas no seu âmbito, e a segunda focada na sistematização da informação recolhida no âmbito das funções da Unidade de Análise. Os momentos que assegurarão o acompanhamento do progresso da execução das operações são os seguintes: ? Reporte dos Pedidos de pagamento a título de reembolso intercalar; ? Reportes anuais de execução física; ? Comunicação de início e reinício dos projetos em cada ano civil; ? Reporte do incentivo de minimis e consequente validação das PME a serem intervencionadas. A sistematização da informação, assegurada pela Unidade de Gestão, será efetuada com recurso a um conjunto de ferramentas de base de dados, concebidas pela CCP, as quais incluem: ? Quadros de monitorização de execução física e financeira e pagamentos; ? Resumo de execução por temática; ? Quadros de monitorização do reporte do incentivo de minimis; ? Mapas para controlo do início dos projetos. A gestão técnica das operações, incluirá a produção regular, e consequente disseminação, de informação de índole técnica que promova a capacitação das entidades beneficiárias tais como: ? Manual de Funcionamento das Entidades Beneficiárias; ? Circulares informativas; ? Circulares para aviso de prazos; ? Orientações Técnicas; ? Recomendações de boas práticas. Será ainda assegurado um acompanhamento presencial, às entidades beneficiárias, efetuado a dois níveis: ? Ao nível da Qualidade Interna do projeto na tentativa de assegurar coerência nos procedimentos em relação ao Aviso de Abertura de Concurso e ao enquadramento legal, qualidade nos processos administrativos, qualidade nos procedimentos referentes à contratação de fornecedores no cumprimento pelo Código dos Contratos Públicos, qualidade na organização documental no cumprimento dos Manuais do Projeto e da demais legislação de enquadramento. ? Ao nível da Realização de Visitas de Verificação no Local, com carácter de auditoria as quais pretendem incidir numa fase mais avançada do desenvolvimento das operações, averiguando procedimentos, elegibilidades e pagamentos, através do contacto com os diferentes agentes do processo (EB, PME, consultores/formadores, formandos). Procedimentos a adotar Enquanto Organismo Intermédio, será necessário assegurar o seguinte conjunto de procedimentos que visam garantir a qualidade interna do projeto: No domínio da regulamentação: ? Criar Orientações Técnicas e FAQ em conjunto com o COMPETE 2030; ? Criar manuais de procedimentos que definam as normas e a forma de aplicação das condições de acesso e financiamento das entidades beneficiárias, bem como as normas das verificações no local; ? Definir o modelo geral de intervenção das EB junto das PME; ? Definir as metodologias de intervenção nas várias fases do projeto; ? Decidir, em articulação com o COMPETE 2030, as datas de abertura dos concursos. No domínio da seleção de entidades beneficiárias e empresas destinatárias: ? Proceder à seleção de entidades beneficiárias com base em critérios definidos no âmbito do Aviso de Abertura de Concurso; ? Assegurar o cumprimento das condições gerais de acesso e de elegibilidade das empresas destinatárias bem como as referentes aos auxílios de minimis (vertente formação prática on-the-job); ? Zelar pela qualidade do processo de seleção das empresas através da definição de critérios de qualidade e da validação dos requisitos de elegibilidade das mesmas. No domínio da análise e financiamento dos projetos: ? Desenvolver o conjunto de procedimentos previstos, designadamente, analisar e selecionar as candidaturas, garantir um sistema adequado e fiável de validação de despesas, analisar a situação contributiva das entidades beneficiárias e dar autorizações de pagamento, entre outros aspetos. No domínio da informação: ? Elaborar e manter atualizada a descrição dos sistemas de gestão e controlo interno; ? Assegurar, em articulação com o COMPETE 2030 e através do Balcão dos Fundos, a recolha e o tratamento de dados físicos, financeiros e estatísticos relativos à execução dos projetos financiados, destinados à elaboração dos indicadores de acompanhamento; ? Elaborar um relatório anual e final de execução do contrato. ? Criar e manter um registo respeitante à individualização dos apoios concedidos aos beneficiários, que permita aferir o cumprimento da regra de minimis. Ao Nível das Metodologias e conteúdos a aplicar na Formação/Consultoria No domínio do acompanhamento processual dos projetos: ? Elaborar o manual de funcionamento das entidades beneficiárias com referência às metodologias a aplicar e aos conteúdos específicos exigidos ao nível da formação e consultoria, tendo em atenção as temáticas definidas; ? Manter organizado o processo relativo às atividades desenvolvidas pelo Organismo Intermédio no âmbito da assistência técnica, designadamente as que se referem ao domínio da publicidade e mercados públicos; ? Capacitar a equipa de consultores/formadores mediante o recurso a dispositivos de formação que incidam nas metodologias e instrumentos necessários à implementação das intervenções bem como em outras competências ao nível das atitudes; ? Assegurar a coerência interna dos procedimentos e dos instrumentos de trabalho utilizados pelas Entidades Beneficiárias; ? Assegurar o devido acompanhamento às Entidades Beneficiárias não só ao nível da análise dos reportes físicos e financeiros previstos na legislação, mas também a um nível de intervenção pedagógica com recurso a visitas de acompanhamento; ? Verificar no local os projetos quer nas suas componentes material, financeira, contabilística, factual e técnico-pedagógica, quer nos locais de realização do projeto.